Les règles, tarifs, programmes et données peuvent changer. La section « Sources et limites » précise le fondement de cette page.
Une bonne facture doit permettre au client et à votre propre comptabilité de comprendre exactement qui a vendu quoi, quand, à quel prix et selon quelles modalités. Utilisez une numérotation unique et continue, la date, vos coordonnées d'affaires, celles du client, une description suffisamment précise du service ou produit, le sous-total, puis les taxes séparées lorsque vous êtes tenu de les facturer.
Avant d'ajouter TPS et TVQ
Ne copiez pas les taxes d'une autre entreprise par automatisme. Vérifiez votre statut d'inscription et la nature de la fourniture. Si vous êtes inscrit, inscrivez les numéros et informations nécessaires selon les exigences applicables et conservez le détail des taxes perçues pour les déclarations.
Modalités utiles
- date d'échéance ou délai de paiement;
- mode de paiement accepté;
- référence au contrat/devis;
- politique de remboursement ou d'acompte si pertinente;
- devise lorsque le client est à l'étranger.
Pour le freelance international, la destination du client et la nature du service peuvent influencer le traitement des taxes. Ne supposez pas qu'un paiement en USD est automatiquement hors taxe.
Devis, acompte et facture finale
Avant le travail, un devis ou contrat devrait indiquer le périmètre : livrables, nombre de révisions, échéancier, prix et ce qui déclenche des frais supplémentaires. Pour un mandat long, un acompte ou des jalons de paiement peuvent réduire le risque de financer plusieurs semaines de travail avant le premier encaissement.
La facture finale doit correspondre à ce qui a été convenu. Si le mandat change, documentez l'ajout avant de le réaliser. Cela évite de transformer une discussion vague par courriel en heures non facturables.
Suivre les comptes clients
Maintenez une liste des factures émises avec quatre états simples : envoyée, due bientôt, échue, payée. Réconciliez les paiements avec le numéro de facture plutôt qu'avec le seul nom du client. Pour les clients réguliers, un relevé mensuel peut faciliter le suivi.
Clients étrangers
Indiquez clairement la devise et la méthode de paiement. Conservez le montant facturé, le montant réellement reçu, les frais de conversion et le taux de change utilisé pour votre comptabilité. Les règles de taxes peuvent dépendre du lieu et de la nature de la fourniture; une adresse de facturation étrangère n'est pas à elle seule une conclusion fiscale.
Enfin, ne modifiez pas rétroactivement une facture numérotée sans laisser de trace. Pour une correction importante, utilisez une note de crédit ou une nouvelle facture selon votre système afin que la chronologie reste compréhensible lors d'une vérification.
Sources et limites
Une source devenue inaccessible, une règle différente dans votre municipalité ou une donnée dépassée peut être signalée avec le bouton « Signaler une erreur ».