Les règles, tarifs, programmes et données peuvent changer. La section « Sources et limites » précise le fondement de cette page.
L'embauche change immédiatement le niveau d'administration de l'entreprise. Avant la première paie, vérifiez les comptes de retenues nécessaires auprès de Revenu Québec et de l'ARC, votre système de paie, les informations du salarié et les obligations de santé et sécurité.
CNESST
Un employeur ayant un établissement au Québec qui embauche au moins un travailleur à temps plein ou à temps partiel doit généralement s'inscrire à la CNESST en matière de santé et sécurité du travail. La CNESST indique un délai de 60 jours à partir de la première journée de travail du premier travailleur, avec possibilité d'inscription jusqu'à 30 jours avant son arrivée.
Retenues et paie
Un nouvel employeur qui verse ou prévoit verser un salaire doit vérifier l'inscription au fichier des retenues à la source de Revenu Québec. Au fédéral, un compte de retenues sur la paie peut aussi être requis. Préparez un calendrier de remises plutôt que d'attendre la fin d'année.
Avant le jour 1
- définir le poste, salaire et horaire;
- documenter l'entente de travail;
- mettre en place la paie et les retenues;
- préparer l'accueil, la formation et la prévention des risques;
- créer un dossier employé protégé;
- vérifier les normes minimales applicables.
Calculer le coût employeur, pas seulement le salaire
Avant de faire une offre, bâtissez un budget incluant salaire brut, charges employeur, vacances, équipement, logiciels, formation et temps de supervision. Un poste peut être rentable à 30 heures par semaine mais pas à temps plein; l'analyse devrait suivre le besoin réel plutôt qu'un format d'emploi choisi par habitude.
Créer un dossier de paie dès le départ
Conservez les formulaires requis, coordonnées, taux de salaire, heures, vacances, avantages, retenues et relevés dans un emplacement protégé. Limitez l'accès aux personnes qui en ont besoin. Les données de paie sont sensibles et ne devraient pas être mélangées avec les dossiers commerciaux partagés de toute l'équipe.
Normes minimales et politiques internes
Une politique d'entreprise ne peut pas réduire les normes minimales applicables. Vérifiez notamment heures, pauses, jours fériés, vacances, absences et fin d'emploi selon la situation. Si le poste comporte des risques physiques, documentez aussi la formation et les mesures de prévention.
Premier jour et première semaine
- expliquer le rôle et les priorités;
- remettre les accès strictement nécessaires;
- présenter les règles de santé et sécurité;
- tester le processus de saisie des heures et dépenses;
- fixer un point de suivi après quelques jours.
Avant l'embauche, assurez-vous que les comptes de paie et l'inscription CNESST sont traités dans les délais applicables. Une paie improvisée après le premier versement est beaucoup plus difficile à corriger qu'un système configuré avant l'arrivée du travailleur.
Sources et limites
Sources : CNESST — inscription et Revenu Québec — retenues à la source.
Une source devenue inaccessible, une règle différente dans votre municipalité ou une donnée dépassée peut être signalée avec le bouton « Signaler une erreur ».