Selon le Collège des médecins du Québec, l’accès au dossier clinique est gratuit. Depuis l’entrée en vigueur de l’article 66 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, un médecin ne peut plus facturer des frais de transcription, de reproduction ou de transmission du dossier, malgré l’ancien libellé du Code de déontologie.
Ce qui ne devrait pas être facturé
- consulter son dossier clinique;
- obtenir une copie des documents demandés;
- faire transmettre le dossier ou les renseignements pertinents à une nouvelle clinique;
- faire reproduire des documents pour une demande de consultation, un traitement ou un examen diagnostique;
- le tri ou la révision préalable des documents pertinents;
- la retranscription d’une note simplement parce qu’elle est difficile à lire.
Ce qui peut rester facturable
Une demande d’accès ou de transmission n’est pas la même chose qu’un nouveau service professionnel. Des frais peuvent être possibles lorsqu’un patient demande :
- un rapport médical nouvellement rédigé;
- un formulaire d’assurance ou d’employeur à compléter;
- une expertise, une opinion ou une évaluation qui n’existe pas déjà au dossier;
- un certificat médical ou une lettre personnalisée;
- un service rendu par un professionnel non participant, selon les règles applicables.
Demandez une facture détaillée qui distingue clairement la simple copie du travail professionnel nouveau.
Délais généraux
Le Code de déontologie prévoit généralement une réponse diligente à une demande d’accès et mentionne un délai maximal de 20 jours dans plusieurs situations. Une demande de transmission à une personne ou à un organisme désigné peut être soumise à des règles et délais particuliers. Faites toujours la demande par écrit et conservez la preuve d’envoi.
Modèle de demande
Objet : demande d’accès et de transmission de mon dossier clinique
Je demande une copie complète de mon dossier clinique, incluant les notes, résultats, rapports de consultation, ordonnances et imagerie disponibles pour la période du [date] au [date]. Je demande également que les renseignements pertinents soient transmis à [professionnel ou établissement], aux coordonnées suivantes : [coordonnées]. Cette demande vise l’accès, la reproduction et la transmission de renseignements existants au dossier. Merci de confirmer la réception et le mode de transmission sécurisé.
Si la clinique exige 50 $, 80 $ ou un tarif par page
- Demander par écrit la nature exacte du service facturé et une facture détaillée.
- Préciser que la demande vise des renseignements existants, pas la rédaction d’un nouveau rapport.
- Citer l’article 66 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux et la FAQ du Collège des médecins.
- Demander le nom de la personne responsable de la protection des renseignements dans l’organisation.
- Conserver les courriels, la facture et toute réponse.
- En cas de refus persistant, vérifier le recours approprié auprès du Collège des médecins, de la Commission d’accès à l’information ou de l’établissement concerné.
Une clinique ne peut pas retenir le suivi pour forcer un paiement
Un différend sur des frais ne permet pas au médecin d’abandonner le suivi nécessaire ni de bloquer indéfiniment l’accès à des renseignements auquel le patient a droit. Pour une situation urgente, demandez que les résultats critiques et les informations nécessaires à la continuité des soins soient transmis immédiatement au nouveau professionnel.
Pour un assureur ou un employeur
Limitez le consentement aux renseignements nécessaires, à la période pertinente et au destinataire identifié. Une copie intégrale du dossier contient souvent plus d’information que ce dont un assureur ou un employeur a réellement besoin. Demandez quelle preuve précise est exigée avant d’autoriser une divulgation très large.
Checklist de transfert
☐ Demande écrite et datée
☐ Identité et coordonnées vérifiées
☐ Période et documents clairement définis
☐ Coordonnées sécurisées du destinataire
☐ Copie de la demande conservée
☐ Confirmation de réception obtenue
☐ Copie personnelle sauvegardée dans un endroit sécurisé
☐ Consentement limité si le destinataire est un assureur ou un employeur
Des pages et modèles plus anciens parlent de frais raisonnables par page ou d’envoi. Pour les dossiers cliniques visés par la nouvelle loi, le Collège précise que ces frais de transcription, reproduction et transmission ne peuvent plus être imposés depuis le 1er juillet 2024.